Il faut relire The Time Trap tous les deux ans au moins. D’abord parce qu’il est un peu comme Le Petit Prince : on y comprend quelque chose de plus à chaque lecture. Ensuite parce que ses éditions successives s’adaptent à l’époque. La troisième édition listait les 20 comportements qui font perdre le plus de temps dans le monde du travail et proposait des solutions simples. Les auteurs annonçaient tranquillement “Cela fait 15 ans que nous organisons des séminaires de gestion du temps avec des managers de tous les continents. Ce sont toujours les mêmes 20 sujets qui reviennent. L’ordre change selon les cultures. Mais au bout du bout ce sont toujours les mêmes 20 sujets”. Lire, comprendre et appliquer les enseignements de The Time Trap peuvent se révéler les les 3 heures les mieux investies de votre vie !

Note : cette synthèse de The Time Trap fait partie du Guide du professionnel efficace, l’épisode 2 des règles du jeu professionnel.

Quels sont ces 20 pièges à temps ? Les voici : 1. Le management par la crise 2. Les réunions 3. Les interruptions téléphoniques 4. L’administratif 5. Mal planifier 6. Laisser des tâches incomplètes 7. Essayer de traiter trop de sujets 8. Membres d’équipe inadéquats 9. Les visiteurs à votre bureau 10. Sociabiliser 11. Mal déléguer 12. Responsabilité et autorité flous 13. Désorganisation personnelle 14. Mauvaise communication 15. Manque de discipline personnelle 16. Rapports de progrès inadéquats 17. Difficulté à dire non 18. Information incomplète 19. Procrastination 20. Les voyages et déplacements

La liste est un peu cryptique ; que faire à chaque sujet ? Pour une réflexion de fond, une seule chose à faire : lire The Time Trap. Pour un condensé, lisez cette synthèse de la quatrième édition. Les dix ans qui séparent les 3ème et 4ème éditions ont apporté quelques ajouts, fusions, suppressions et changements d’ordre. Voici la nouvelle liste en 14 points :

1. Le management par la crise. Les urgences font briller les yeux. Celui qui la résout est le héros du jour. L’adrénaline coule à flot et l’esprit d’équipe n’a jamais été aussi fort. C’est l’occasion d’abandonner tout le reste souvent un peu ennuyeux pour se ruer vers ce nouveau sujet. Celui qui n’est pas dessus manque d’esprit de corps et n’a pas le sens du collectif. Bref : tous sur le pont ! Seulement voilà : il y a fort à parier que cette crise n’aurait jamais dû exister pour commencer et que pendant que l’équipe de pompiers pyromanes la gère, le reste s’accumule… jusqu’à faire germer la prochaine urgence. Comment s’en sortir ? reconnaissez que ces urgences sont le premier gouffre à temps des organisations, différenciez les vraies urgences (très rares) des fausses, définissez précisément ce qu’il faut pour quand et pourquoi, et œuvrez au quotidien pour qu’il n’y ait jamais d’urgence en déminant les sujets longtemps à l’avance. Même si c’est en apparence moins drôle.

2. Mal planifier. On se lance dans quelque chose pour 5 minutes et une demi-heure plus tard ce n’est pas fini. On pense pouvoir régler le problème en deux réunions pour découvrir que ce sera plus compliqué que prévu. On s’aperçoit après des mois qu’on avait oublié des sujets et contributeurs majeurs. On a commencé un projet par le plus simple sans anticiper le lancement des chantiers longs et complexes ; résultat : le chemin critique est bloqué. Nous avons tous des exemples de mauvaise planification en tête. Que faire ? Prendre le temps de poser le problème, de faire la liste des sujets, de prioriser, de planifier et de déléguer. Posez les questions de base : qui ? quoi ? quand ? comment ? où ? pourquoi ? pour quoi ? Faites l’arbre logique de la question en listant tous les sujets jusqu’à être exhaustifs et en les regroupant par thème. Puis priorisez en fonction de ce qui est simple et complexe, rapide et long, qui peut être délégué ou non. Et seulement ensuite lancez-vous dans la bataille et se laissez-vous porter par les événements ! Certes, aucun plan ne résiste à la bataille. Mais est-ce une raison pour attaquer sans plan ?

3. L’incapacité à dire non. N’avons-nous pas envie de dire oui à un nouveau sujet ? D’abord c’est flatteur que l’on ait pensé à nous. Et si nous refusons, l’opportunité pourrait ne pas se représenter. Ou nous pourrions fâcher. Et celui ou celle qui nous demande de travailler sur ce nouveau sujet est probablement en position hiérarchique. Sauf qu’à force de dire oui à tout, on se retrouve débordé. La qualité de notre travail et notre temps libre en pâtissent. Et vous souvenez-vous de toutes ces fois où vous avez sauvé la mise et où on ne vous a même pas remercié ? Alors, comment oser dire non ? Quelques pistes : résistez au sentiment de fierté qu’on ait pensé à vous. Montrez les risques à ce que vous preniez ce sujet de trop. Déléguez le sujet à quelqu’un. Demandez un arbitrage à votre hiérarchie pour vous défaire d’un autre dossier. Demandez une faveur en échange. Ou encore déclinez poliment. Votre entourage a son intérêt en tête en vous demandant de l’aide. Ayez aussi votre intérêt à cœur.

4. Mauvaise communication. On vous a laissé à la hâte des instructions peu claires ? Que signifie le “dès que possible” laissé avec ces instructions ? “urgemment tout de suite” ou “à l’occasion quand vous aurez un moment” ? Y a-t-il de l’émotion dans l’air ? Par exemple le comportement de quelqu’un vous laisse perplexe, une phrase dans un e-mail ou un mot échangé vous ont rendu furieux, vous avez rendu quelqu’un furieux ou encore quelqu’un débarque bouleversé dans votre bureau. Un problème de communication est probablement sur le point de vous faire perdre beaucoup de temps. Comment s’améliorer à cette activité que nous faisons pourtant tous les jours ? Faites répéter jusqu’à avoir compris. Demandez une clarification. Si vous donnez des instructions clarifiez votre objectifs en étant aussi spécifique et détaillé que possible. S’il y a de l’émotion dans l’air prenez le temps d’écouter sans interrompre. Faites attention au langage corporel et aux non dits. Quand vous exprimez parlez de vous et des faits, évitez les “tu” et les “vous” qui peuvent paraître une agression. Si SMART, écoute active et PNL ne vous disent rien… renseignez-vous !

5. Réunions mal gérées. Nous avons tous notre lot d’exemples ! Meeting inutile. Pas les bonnes personnes dans la salle. Pas d’ordre du jour. Démarrage en retard qui donne raison aux retardataires. Fin en retard qui bouscule la réunion suivante. Ordre du jour non respecté. Quelqu’un qui prend la réunion en otage. Plusieurs personnes qui font autre chose pendant le meeting. Et une synthèse qui vient 3 jours après avec un contenu qui ne correspond pas à ce qui s’est dit. Que faire ? Mais l’inverse pardi ! Annulez les réunions s’il n’y a rien à discuter. Envoyez toujours un ordre du jour la veille, si possible avec un document de support. N’allez pas aux réunions sans ordre du jour. Invitez les bonnes personnes et rappelez à chacun pourquoi il est là. Excusez-vous et partez si vous êtes inutile. Soyez à l’heure et faites le remarquer. Commencez à l’heure si vous organisez. Suivez l’ordre du jour autant que possible. Proposez à ceux qui font autre chose de sortir (peut-être en effet ont-ils mieux à faire !). Faites parler ceux qui ne disent rien et restreignez poliment ceux qui prennent trop de place. Si vous devez faire une synthèse faites-la en séance. Et enfin, terminez 5 minutes en avance. Vos réunions vont enfin plaire à vos collègues !

6. Le monde virtuel. Vous est-il déjà arrivé de faire une recherche rapide sur Internet et d’y être encore 20 minutes après en ayant oublié ce que vous cherchiez ? Êtes-vous déconcerté par la dernière version d’Outlook, d’Excel ou des logiciels que vous utilisez au travail ? Êtes-vous bloqué depuis ce matin parce que vous avez oublié votre mot de passe ? L’informatique peut être un formidable outil d’efficience ; quand il ne se retourne pas contre nous. Comment mieux le gérer ? Limitez vos recherches Internet à quelques minutes ou déléguez cela aux stagiaires. Investissez dans un manuel des quelques logiciels que vous utilisez beaucoup ou regardez quelques vidéos Youtube du type “20 astuces en 20 minutes”. Enfin prenez le temps de paramétrer ces logiciels à votre goût et d’organiser efficacement vos mots se passe. Bref, mettez ce monde virtuel à votre service !

7. La folie de l’e-mail. Trop de mails. Des mails aux titres abscons. Des mails trop longs qu’on n’a pas envie de lire. Des mails au ton dur qui blessent. Devoir faire de la spéléologie pour suivre un fil de messages. Des alertes qui vous déconcentrent quand vous recevez un e-mail. Des collègues qui utilisent les mails comme des SMS. Des e-mails longs à écrire que personne ne lit. Des e-mails avec top de récipiendaires auxquels personne ne répond… et puis ce mail trop dur que vous n’auriez jamais dû écrire, qu’on a transféré, et qui à présent vous met en position délicate. Le mail est-il vraiment votre ami ? Pour qu’il le devienne considérez les règles suivantes. D’abord consultez vos mails seulement deux fois par jour et habituez vos collègues à utiliser d’autres canaux pour les messages instantanés. Ensuite préférez d’autres moyens de communication quand vous pouvez : le téléphone par exemple permet de mettre le ton. Si vous écrivez un e-mail mettez un titre qui permettra de le retrouver et adaptez la longueur au contexte. Et écrivez seulement ce que vous seriez à l’aise de voir fuiter si quelqu’un transfère votre message. Si voulez une réponse mettez un seul récipiendaire. Si vous répondez, supprimez du fil ce qui n’est plus utile. Enfin, si vous écrivez un e-mail sous le coup de la colère, enregistrez-le en brouillon et envoyez le demain. Vous déciderez peut-être de ne pas l’envoyer. On pourrait écrire un roman sur l’utilisation du mail ; ces règles sont très imparfaites. Quelles sont les vôtres ?

8. Le téléphone hors de contrôle. Répondez-vous au téléphone chaque fois qu’on vous appelle ? Passez-vous trop de temps avec des bavards ? Écoutez-vous trop tard votre boîte vocale ? Chaque sujet a un jeu différent de solutions. D’abord arrêtez de répondre quand on vous appelle. Si vous êtes comme tout le monde, vous répondez parce que vous êtes flatté qu’on pense à vous et que vous faites l’hypothèse inconsciente que l’appel est plus important que ce que vous faites en ce moment. Si vous gérez bien votre temps, vous faites en ce moment ce qui est le plus important pour vous. Donc mettez votre égo de côté et ne décrochez pas. Si vous devez parfois décrocher, assurez-vous d’entrer les numéros importants dans vos contacts pour savoir qui appelle ; vous pourrez faire le tri. Si un bavard vous tient, il est très acceptable de provoquer discrètement la fin de l’appel. Dites par exemple “avant que je ne raccroche, peux-tu me dire si…”. Enfin pour la boîte vocale, pas de miracle : utilisez-la ou désactivez-la.

9. L’information incomplète. “Ce serait plus pratique d’avoir accès directement aux données… si seulement le département d’à côté pouvait partager leurs rapports ! Je pense qu’ils ne m’ont pas tout donné… et si je pouvais être sûr d’avoir l’entièreté du dossier ! Où ai-je mis ce fichier ? Je crois bien qu’il y avait cet e-mail il y a quelques mois avec une pièce jointe importante… mais sa source était-elle digne de foi ?”. Nous croulons sous l’information. Comment la retrouver au bon moment ? Est-elle exhaustive et de qualité ? Quelques suggestions : demander, créer la confiance, classer et ne traiter qu’une fois. Demandez l’information avec tact : vous voulez qu’on vous réponde oui. Choisissez le canal de communication et le ton le plus efficace. Allez jusqu’au bout de la réflexion quant à la raison pour laquelle vous n’avez pas l’information. C’est peut être un problème technique ; mais peut-être est-ce plutôt un problème de confiance. Prenez le temps de régler le sujet en profondeur. Classez l’information reçue efficacement. L’objectif est que vous soyez en mesure de la retrouver vite. Le système que vous choisirez dépendra de votre métier. Prenez le temps d’y réfléchir. Enfin, idéalement les données doivent n’être traitées qu’une seule fois : faites ce que vous devez avec l’information et n’y revenez pas. The Time Trap contient plus de détail. Il intègre même une section sur la gestion du papier. Les pratiques peuvent varier fortement selon votre environnement professionnel : inventez la vie qui va avec !

10. Responsabilités et autorités floues. “On ne sait pas qui décide ! On me demande de faire des choses mais on ne me donne pas le pouvoir ! Mon titre ne correspond pas à mes activités ! Je n’ai même pas de fiche de poste ! D’autres personnes font des choses qui tombent dans mon périmètre ! Et ce collègue qui prend des initiatives sur un sujet qui est de mon ressort…” La solution à ce thème ne va peut-être pas vous plaire : prenez les choses en main ! Si vous attendez que l’on clarifie les choses pour vous, vous attendrez longtemps. Le flou est un classique dans les grandes organisations et un titre n’est qu’un vague signe de reconnaissance qui vous donne un début de légitimité. On vous donnera la place que vous prendrez. Aussi, clarifiez vous-même qui doit prendre la décision, négociez avec vos collègues ce qui est de votre ressort et du leur, faites ajuster votre titre s’il ne vous plaît pas et défendez votre périmètre avec tact si cela est utile. Jusqu’à ce que vos responsabilités (donc vos obligations) correspondent au mieux avec votre autorité (donc votre droit de décider). Si vous avez des subordonnés, essayez d’être le plus clair possible. Assignez une tâche à une seule personne pour qu’il n’y ait pas de doute. Donnez des titres explicites. Donnez une autorité qui correspond aux responsabilités. Et donnez du feedback rapidement si jamais vous êtes insatisfait.

11. Mauvaise délégation et formation. Avez-vous trop de travail ? Aimez-vous votre travail au point de le garder pour vous ? Avez-vous peur que la qualité ne suive pas si vous laissez quelqu’un d’autre le faire ? N’avez-vous personne pour le faire à votre place ? Un membre d’équipe vous a-t-il déçu ? Vos dernières explications ont-elles été incomprises ? Il est plus que temps de revoir votre niveau de délégation et votre coaching. Quoi et quand déléguer ? Tout ou presque ; tout le temps ou presque. A part la discipline et ce que vous devez faire pour votre propre développement, tout peut être délégué. Surtout si vous faites des heures supplémentaires et êtes si fatigué le week-end que vous n’en profitez plus. Alors comment déléguer ? Recrutez quelqu’un pour le travail, expliquez lui, montrez lui si c’est possible, vérifiez la compréhension en posant des questions ouvertes, faites faire une fois et faites un retour, définissez des moments de contrôle, créez des standards, rappelez que votre porte est toujours ouverte en cas de question, et annoncez officiellement les nouvelles responsabilités de votre collègue quand vous vous sentez à l’aise. Bien sûr, parfois la compétence ou la motivation manqueront à votre collaborateur. Il faudra faire monter en compétence, motiver ou remplacer. Mais c’est une autre histoire.

12. Procrastination et laisser des actions inachevées. Vous arrive-t-il de laisser traîner des sujets ? Êtes-vous si paralysé par la montagne de travail que vous ne savez par où commencer ? Pensez-vous travailler mieux sous pression ? Êtes-vous moins intéressé par un sujet quand vous l’avez compris au point de le laisser inachevé ? Si vous avez répondu oui à une de ces questions, cela vous dessert. Il va falloir vous aider à vous aider : donner un coup de pouce à l’auto-discipline. Prenez des moments pour revoir l’ensemble de vos actions en cours, découpez les gros morceaux en sous-actions plus simples, faites des to do lists, et placez dans votre calendrier des moments pour travailler sur les sujets importants et difficiles. Positionnez les tâches en fonction de votre énergie au cours de la journée : la plupart d’entre nous sont plus concentrés le matin, ont un trou d’efficacité après le repas du midi et fatiguent en fin de journée. Positionnez les séances de brainstorming et de travail le matin, les tâches administratives en début d’après-midi et les rencontres sociales en fin d’après-midi ! Anticipez tout ce que vous pouvez, célébrez les actions achevées, et, au besoin déléguez les parties du travail qui vous plaisent moins et que vous laissez en plan. Si vous êtes incorrigible, faites vous coacher !

13. Sociabiliser et les visiteurs de passage. Sociabiliser n’est-il pas le plus important ? N’est-il pas préférable d’avoir des amis et de faire partie du groupe que d’être efficace ? Et avoir des connections ne fait-il pas gagner du temps ? Le chef n’est-il pas celui qui connaît tout le monde et qui peut ouvrir des portes ? Oui. C’est vrai. Avec modération. Avec les bonnes personnes et pendant une durée raisonnable. Si en revanche votre bureau est dans le passage et que vous passez vos journées à la machine à café, cela s’en ressentira ou vous devrez compenser le soir et le week-end. Alors, quelles limites se fixer ? Annoncez aux visiteurs que vous leur accordez cinq minutes, ne relancez pas les conversations ou annoncez que vous devrez retourner travailler dans une minute. Et choisissez les moments où vous voulez et ne voulez pas être dérangé. Travailler depuis un autre endroit que votre bureau peut aider à réaliser une tâche longue qui demande de la concentration. Pensez à vous isoler dans une salle ou choisir un étage où personne ne vous connaît.

14. Essayer d’en faire trop à la fois. Votre famille vous appelle-elle workaholic ou bourreau de travail ? Aimez-vous tellement votre métier que vous ne comptez pas vos heures ? Avez-vous un très haut niveau d’exigence ? Valorisez-vous le fait de travailler dur ? Votre titre combine-t-il plusieurs rôles ? Vos équipes sont-elles prêtes à rester tard plusieurs jours de suite si vous leur demandez ? Il est possible que vous cherchiez à trop en faire. Tôt ou tard votre santé risque de vous rattraper. Réfléchissez en termes de produits finis plutôt que d’heures travaillées. Définissez en début de journée les 3 ou 4 choses que vous voulez vraiment faire aujourd’hui. Après qu’elles sont réalisées, le reste ne peut-il vraiment pas attendre demain ? Pensez à faire de même à l’échelle de la semaine, du mois ou de l’année. Fixez-vous des limites horaires pour sauver votre vie privée ; ou soyez prêts à des sacrifices que vous pourriez regretter plus tard. Et ménagez vos équipes.

Voilà ! Rien que tout cela. A faire en même temps et tous les jours. Que pensez-vous de ces 14 points ? S’ils vous ont interpelé, lisez The Time Trap. Le livre est beaucoup plus riche que cette synthèse. S’ils ne vous ont pas convaincu, lisez The Time Trap. L’ouvrage est plus convaincant que cette sélection. Et préférez la troisième édition si vous la trouvez d’occasion. Je l’avais trouvé plus percutante, moins américaine et plus ordonnée que la quatrième. Mais il faut vivre avec son temps !

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