Bien écrire : le jeu des 7 erreurs de l’écriture professionnelle

Publié en juin 2024 dans le numéro 153 de ESSEC Reflets Magazine. En pdf. Et en image.

Les enfants apprécient le jeu des 7 erreurs. Deux images apparemment identiques contiennent en fait sept différences. Saurez-vous les identifier ?

Nous pourrions passer de l’image au texte. Sauriez-vous identifier les 7 différences entre un message professionnel bien écrit et une autre plus confus ? Bien écrire est tâche ardue. D’abord, il n’existe pas de règle absolue. Les bonnes pratiques changent d’un univers à un autre et d’une époque à la suivante. Une communication efficace au sein d’une société de jeux vidéo nouvellement créée diffère sensiblement de celle d’un cabinet d’avocats dont tous les collaborateurs seraient nés avant 1975. Pourriez-vous même imaginer les soixante-dix-sept différences que ces deux communications comporteraient ?

Tentons tout de même un exemple.

Texte 1 : Il n’a pas refusé de voir la tarification OTC être incrémentée significativement à court terme après les variations astronomiques de l’index CPI.

Texte 2 : L’Indice des prix à la consommation a augmenté de 8%. Cyprien a donc accepté que nous augmentions le prix de gré à gré d’autant dès le mois prochain.

On identifie vite que le second texte est plus clair que le premier. Mais quelles sont les 7 erreurs ? Pour vous guider, considérez la lecture de The Elements of Style de William Strunk. Ce petit ouvrage plus que centenaire, très connu des anglo-saxons, est l’unique suggestion de Stephen King dans On Writing où l’auteur aux 350 millions d’ouvrages vendus partage quelques règles. Notamment les 7 qui suivent. J’ai accompagné chacune d’un court texte caricatural qui force volontairement le trait.

Mais cette caricature est-elle vraiment si éloignée des messages que vous recevez au quotidien ?

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Erreur 1. Voie passive. Faites des phrases à la voie active !

Il a été décidé qu’il a été vu lors des réunions précédentes qu’une action pourrait être prise quant au nouveau produit qui sera lancé. Le prix a été défini à mille euros et le produit sera vendu par les commerciaux dont les documents signés seront reçus.

La voix passive complexifie la lecture. Utilisez la voix active !

Erreur 2. Négations. Faites des phrases positives !

On ne peut pas s’exprimer clairement sans retirer les mots négatifs qui ne définissent pas ce qui est, mais indiquent l’inverse de ce qu’on ne devrait plus ignorer. En ne disant pas ce que l’on veut, on éclaire sur ce qu’on ne désire pas et les instructions ne peuvent jamais être aussi limpides que si on n’avait pas utilisé de négations.

Chaque négation force le lecteur à une opération mentale inutile. Et dès qu’une phrase contient deux négations ou plus, elle devient incompréhensible. Ne perdez pas de temps à dire ce que vous ne voulez pas… écrivez ce que vous voulez !

Erreur 3. Longueur. Faites des phrases courtes !

Rédiger de longues phrases donne parfois l’illusion de maîtriser la langue française et impressionner par une virtuosité technique qui, dans certains écrits, peut être appréciée s’il s’agit en effet de textes provenant d’ouvrages anciens ayant trait à un aspect précis d’une pensée philosophique oubliée pour de bonnes raisons.

Votre auditoire souhaite vous comprendre. Vous tentez de passer un message. Rendez-vous service : séparez des phrases courtes par des points !

Erreur 4. Adjectifs. Préférez les chiffres !

La solution actuelle est trop chère et trop complexe. Pour réaliser nos objectifs rapidement, nous lançons un grand projet à moyen terme qui devra se montrer énergique pour respecter les dates déterminées, tout en restant flexible.

Dans votre esprit, s’agit-il d’un projet à cent mille euros pendant trois mois ou d’un projet à un milliard d’euros sur trois ans qui implique mille personnes ? Les adjectifs employés laissent chacun libre d’imaginer. Pour gagner en précision, remplacez les adjectifs par des chiffres.

Erreur 5. Imprécisions. Utilisez les mots exacts !

L’écosystème des parties prenantes a considéré toutes les alternatives envisageables et décidé de trois horizons à atteindre. Nous avons pleinement confiance dans les moyens mis en œuvre et nous ne reculerons devant aucun sacrifice pour réussir.

Personne ne sait vraiment ce qu’est un écosystème et quelles sont les alternatives envisageables. Atteindre l’horizon est par définition un paradoxe. Quant à la dernière phrase, elle peut sembler déplacée dans un contexte professionnel. Préférez la précision sobre et réservez l’emphase pour des circonstances exceptionnelles.

Erreur 6. Pronoms. Utilisez les mots plutôt qu’un ersatz !

Nous leur en avons vendu pour remplir leur stock. Ils nous les paieront le jour venu par les canaux habituels. Nous livrerons là-bas et elle réceptionnera des palettes en provenance de l’entrepôt un matin des semaines à venir.

Chaque pronom, déterminé ou indéterminé, ajoute une opportunité de confusion. Celui ou celle qui écrit se comprend, mais le lecteur se perd. Remplacez les pronoms par les substantifs adéquats.

Erreur 7. Jargon, sigles et acronymes. Soyez compréhensible !

Une politique ISR forte nous permettrait d’atteindre nos ODD dans le cadre de notre stratégie RSE. Notamment le développement des ENR, un ensemble d’actions pour réduire les GES et un support spécifique à nos activités au sein des PMA.

Chaque secteur et chaque entreprise crée son jargon. Chaque domaine de spécialité s’habitue à ses sigles et acronymes. C’est normal. Prenez cependant la décision d’appartenir à l’exception : explicitez les mots remplacés par des initiales et utilisez du vocabulaire accessible à tous !

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Voilà donc les 7 erreurs que je repère le plus fréquemment lorsque je ne comprends pas une communication professionnelle qui m’est pourtant adressée. Saurez-vous les éviter la prochaine fois que ce sera à votre tour d’écrire pour être lu ?

Comme tout le monde, je commets aussi ces 7 erreurs. Surtout lorsque le véritable problème vient de plus loin. On les commet d’autant plus volontiers que le fond est confus. Alors, si jamais vous n’énoncez pas clairement votre message parce qu’en fait vous le concevez mal… Un ouvrage peut vous être utile en plus du premier chant de L’Art Poétique de Boileau. Pensez à (re)lire l’excellent Le principe de la pyramide de Barbara Minto. Cela aide !