Portrait ou paysage ? (les règles d’un bon mémo)

— Article publié en avril 2023 dans le numéro 146 de ESSEC Reflets Magazine —

Faut-il préférer les notes verticales aux présentations horizontales en slides ?  Ce débat anime parfois les équipes dirigeantes. D’autant plus que Jeff Bezos, le fondateur d’Amazon, a largement participé à promouvoir le mémo de six pages au maximum. Six pages, c’est court, force à organiser sa pensée et évite la tentation du dessin. Un texte se doit d’être autoportant quand une slide requiert souvent une explication. Que des avantages !

Les plus dubitatifs remarqueront qu’un moyen d’expression en vaut un autre. Verticale ou horizontale, on part toujours d’une page blanche. On connait des textes mal écrits, inintelligibles ou emplis de sophismes. Et on peut rédiger des PowerPoint structurés, faciles à lire et adaptés à une discussion professionnelle.

Pour autant, lire un mémo offre un changement rafraîchissant pour une équipe de management fatiguée d’absorber des slides toute la journée. Et écrire une note pousse à expliciter les messages. Ouvrez les cinq derniers PowerPoint que l’on vous a envoyés. Combien sont précédés d’une synthèse ? Probablement aucun. Le mémo propose donc une alternative intéressante… pour peu qu’il soit bon !

Qu’est-ce qu’un bon mémo ? Voici six règles pour réflexion.

1. Structure pertinente

La bonne structure dépend du sujet, mais il existe quelques invariants. Par exemple une introduction, une partie chiffrée, un plan d’action et des prochaines étapes. L’introduction permet de situer le contexte et de rappeler l’importance. La section chiffrée explique les éléments quantitatifs. Le plan d’action est le cœur du sujet.

A l’intérieur du plan d’action, la logique est si possible pyramidale et MECE pour Mutuellement Exclusive et Collectivement Exhaustive. Kezako ? Tous les sujets majeurs sont traités, chaque sujet est présent une seule fois et il est préférable de commencer par les points importants avant d’entrer dans les détails. Evident ? Pas tant que cela. Pensez à lire Le principe de la pyramide de Barbara Minto à ce sujet.

• Précis, chiffré, daté

Une dissertation philosophique de six pages, même passionnante, serait inadaptée dans un contexte professionnel. Pour un mémo explicite, remplacez chaque terme vague par un élément tangible ; mettez un chiffre à la place de chaque adjectif ; et attribuez une date à chaque action. C’est une habitude à prendre à chaque phrase : visualise-t-on de quoi on parle ? Peut-on mettre un chiffre ? Peut-on donner une date ? « Non » n’est pas une option.

Dans un rôle de dirigeant, laquelle de ces deux phrases préférez-vous ? « Investir dans une nouvelle ligne de production, quoique coûteux, pourrait se révéler un investissement intéressant à moyen terme » ou « Nous comptons investir 1M€ pour rénover de mars à juin la ligne de production de l’usine de Meaux et augmenter la production de 20% » ?

• Langue concise et efficace

La plupart d’entre nous pensons bien écrire. Les écrivains et journalistes confirmés savent que c’est faux : il y a une science derrière l’art. Où l’apprendre ? Stephen King remarque en introduction de ses mémoires : “most books about writing are filled with bullshit”. Pour les anglophones, il y a cependant un espoir. L’écrivain le plus vendu au monde continue heureusement : « one notable exception to the bullshit rule is The Elements of Style by William Strunk. There is little or no detectable bullshit in that book.”

Ce classique plus que centenaire propose sur moins de cent pages des règles d’écriture, de composition et de style atemporelles et inattaquables ; en anglais comme en français. Lisez-le ! Et pour aller plus loin, considérez Plain Words de de Ernest Gowers, voire The Economist Style Guide pour les plus maniaques. J’ai cherché sans succès des équivalents français. A vos plumes !

• Bonnes illustrations

Un excellent mémo contient fréquemment… quelques slides ! Pour insérer des tableaux de chiffres, communiquer des données sous forme graphique, faire voir une carte, montrer un visuel… Insérer quelques éléments horizontaux avec parcimonie est même conseillé.

Les règles d’une bonne slide s’appliquent alors : titre explicite, contenu qui correspond au titre, éléments du titre immédiatement reconnaissables, couleurs légendées, choix de couleur adapté, texte lisible et autoportant, acronymes explicités, unités pour les chiffres, aspect visuel agréable, aucun élément inutile, sens de lecture naturel… Pour une checklist plus fournie, Conter pour Compter aux éditions Curatus partage les principes d’une slide irréprochable.

• Plusieurs itérations, des Q&A et des annexes

Un bon mémo a été discuté avant la réunion. Si les participants découvrent le sujet en séance, il y a fort à parier que certaines de leurs préoccupations auront été oubliées, qu’ils réagiront à chaud sur des points mineurs ou qu’ils rejetteront par réflexe ce travail réalisé sans eux. Plus la salle contiendra de personnes, plus la probabilité de telles réactions augmentera.

Comment éviter cela ? En partageant avec chacun une version préliminaire pendant la rédaction. C’est certes chronophage, mais cela permet d’anticiper les questions et les réactions. Et cela peut même aider et accélérer la rédaction. Ajoutez à la fin une section Q&A et un Appendix. Ils serviront à prendre en compte les remarques qui n’entrent pas dans le flux des six pages.

• Discussion qui suit l’ordre du mémo

Lire est plus rapide qu’écouter. La culture Amazon impose de commencer la réunion par un temps de lecture et de réflexion personnelle. Ceux qui ne connaîtraient pas le texte pourront combler leur retard sur les autres. Et chacun pourra noter ses doutes et questions. Les débats en seront d’autant plus posés et pertinents.

Ensuite, la culture Amazon suggère que l’on suive l’ordre du mémo pour en débattre. Après tout, si on l’a écrit dans cet ordre, c’est probablement que c’est la manière la plus pertinente d’aborder le sujet. Cependant, on peut imaginer des variantes si le contenu est tellement connu des participants qu’il n’y a plus lieu à débat.

Conclusion : adaptez-vous !

Le bon support est celui qui convient à l’audience et à la discussion. Alors, slides, mémo, vidéo, tableur, discours, photos, dessin, rien du tout ou encore autre chose ? A vous de voir. Et bonnes communications !

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