Les réunions de travail sont un sujet faussement simple : nous pensons tous que c’est facile. Et pourtant… Nous avons tous connu de mauvaises réunions. Peut-être même avons-nous également participé à en organiser de mauvaises. Il m’est arrivé de faire subir des réunions inefficaces à mes collègues. Et malheureusement, plus d’une fois !

Pêle-mêle : les objectifs n’étaient pas clairs, nous n’avions pas les bons participants, la logistique était bancale, le document de support était inexact, plusieurs personnes se faisaient compétition dans le rôle du meneur de la discussion ou alors la réunion n’a pas été suivie d’actions. Il m’est presque tout arrivé. Et vous ?

Une bonne réunion n’est pas seulement plus efficace. C’est aussi une courtoisie appréciée par les autres participants. Ils vous en remercieront au moins silencieusement, voire de vive voix. Si cela peut paraître plus long à organiser, c’est bien évidemment beaucoup plus efficient. A moyen terme, vous gagnerez du temps.

Alors, prête à vérifier que votre prochaine réunion sera un succès ?

Je vous ai préparé une checklist dédiée au sujet. Elle est très simple, mais elle est longue. Adaptez-la à votre contexte. Il est possible que certains points soient inapplicables. Ignorez-les ! Et il est certain qu’il en manque ! Toute la diversité du monde ne saurait se résumer en quelques dizaines de lignes. Complétez la liste !

Individuellement, chaque point est anodin. Certains sont même parfois désobligeants, voire à la limite du ridicule. Essayez de passer outre cette première impression : c’est collectivement qu’ils prennent leur sens. Le diable est dans les détails et les détails font les grandes réalisations.

Si une case est évidente pour vous, tant mieux ! Qu’en est-il de la suivante ? Si vous pensez cocher toutes les cases, demandez à une collègue bienveillante, mais honnête, de remplir ce test pour vous. Soit vous maîtrisez parfaitement ce sujet, soit vous n’êtes pas tout à fait impartiale à votre sujet…

Alors, quelles cases cochez-vous ? Comptez un point par case, quel est votre score ? En dessous de trente points, c’est probablement insuffisant. Qu’allez-vous devoir modifier pour que la prochaine réunion soit un succès retentissant ?

#01 – Organisez des réunions indispensables

  • La réunion a un objectif clair, tangible et articulable par écrit.
  • L’objectif ne pourrait pas être atteint sans réunion.
  • L’objectif a été communiqué aux participants avant la réunion.
  • Le titre de la réunion est explicite et donne envie de participer.
  • La durée de la réunion est ajustée aux besoins de l’ordre du jour.

#02 – Réunissez les bonnes personnes

  • J’ai invité tous les bons participants (il ne manque personne).
  • J’ai invité uniquement les bons participants (personne n’est en trop).
  • J’ai vérifié que les personnes indispensables ont accepté la réunion.

#03 – Assurez une logistique irréprochable  

  • La salle de réunion est proche et libre (si la réunion est physique).
  • La salle est agréable et son agencement participe à l’objectif (s’il y a une salle).
  • La salle de réunion contient le matériel nécessaire (s’il y a une salle) : table, chaises, tableau, ordinateur, écran, son, micro, boissons, nourriture, etc.
  • Le lien vers la visioconférence est dans l’invitation (si c‘est à distance).
  • Les participants ont installé les logiciels nécessaires (si c’est à distance).

#04 – Utilisez un bon support (si vous en avez un)

  • Il y a un support de discussion (ou il y a une bonne raison pour ne pas en avoir).
  • Le support est concis, bien écrit, clair et lié à la réunion (s’il y a un support).
  • Le support (s’il existe) inclut notamment des questions et les prochaines étapes (ou il y a de bonnes raisons de ne pas en avoir).
  • Le support (s’il existe) a été envoyé en avance (si possible au moins la veille).

#05 – Jouez des rôles précis     

  • Nous avons défini les rôles (si nous sommes plusieurs à organiser).
  • Nous avons une seule personne dans le rôle du meneur de réunion (ou alors plusieurs personnes en séquence, mais pas deux à la fois).
  • Quelqu’un a le rôle de gardien du temps écoulé (souvent le meneur mais pas forcément).
  • Nous avons prévu de respecter le temps des experts : ils pourront venir à une heure précise quand le point où nous avons besoin d’eux est abordé et repartir ensuite (si pertinent).
  • Celui ou celle qui doit faire la synthèse après la réunion le sait (si une synthèse est prévue).
  • Nous avons quelqu’un dans le rôle du sponsor pour aider le meneur au besoin (i.e. quelqu’un de hiérarchiquement plus haut que le meneur et pour qui le sujet est important).

#06 – Prenez le rôle du meneur (ou déléguez-le efficacement)

  • Le meneur de la réunion a prévu d’arriver en avance pour gérer la logistique et faire l’accueil.
  • Le meneur a prévu de prévenir si nous sommes en retard (mais en fait cela ne doit pas arriver).
  • Le meneur annonce en début de réunion un agenda précis. Cet agenda est écrit afin que tous les participants puissent le voir et le garder en tête.
  • Le meneur a défini l’agenda sur le fondement d’une méthodologie éprouvée.
  • Le meneur prend la responsabilité de garder le cap et recentrer les débats.

#07 – Assurez un déroulé efficace (nous supposons que vous êtes le meneur)

  • J’ai prévu de commencer à l’heure, cela contribue à créer les conditions pour commencer à l’heure toutes les prochaines fois.
  • J’ai prévu une introduction inspirée qui rappelle à chacun pourquoi il est là.
  • J’ai prévu une transition logique entre les différents sujets de la réunion.
  • J’ai prévu une conclusion élégante, ou alors je suis sûre de savoir l’improviser.

#08 – Maintenez le contact avec les participants

  • J’ai prévu un moment de synchronisation de groupe pour un début efficace. C’est le moment où les participants laissent de côté les autres sujets qui captent leur attention et entrent en résonnance avec la réunion. Ce peut être quelques minutes informelles, voire un ice breaker organisé.
  • Je saurai quoi faire pour retrouver l’attention des participants si elle se délite. Je suis formé à diverses techniques pour ces situations (il existe des techniques !).
  • J’ai prévu des moments d’interaction entre les participants (ou nous avons une bonne raison de limiter les possibilités d’échanges).

#09 – Faites un suivi de réunion efficace

  • Nous avons prévu de faire circuler un compte-rendu de réunion (sinon, nous avons une bonne raison de ne pas le faire).
  • Nous avons prévu de faire circuler un document informatif, par exemple le support utilisé (si c’est une réunion d’information).
  • Nous avons prévu un relevé de décision en fin de réunion (si c’est une réunion de décision).
  • Nous avons prévu un relevé des prochaines étapes (si c’est une réunion de travail).
  • Nous allons attribuer du travail à réaliser seulement à des personnes présentes (ou alors nous aurons un plan d’action pour débriefer les personnes absentes).
  • Nous avons prévu la date de la prochaine réunion sur le sujet (si applicable).

#10 – Soyez prêts à improviser

  • J’ai prévu que tout ne se passera pas forcément comme prévu.
  • J’ai prévu d’être en capacité d’adapter le déroulé selon ce qui se passera.
  • Je suis satisfait de notre préparation. C’est le bon investissement en temps et en effort par rapport à l’importance de la réunion (heureusement, toutes les réunions ne nécessitent pas de se poser explicitement toutes les questions précédentes !).

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Qu’en pensez-vous ? Quels points ajouteriez-vous ? Evidemment, cette liste est beaucoup trop longue pour un point informel avec votre équipe. Mais elle est peut-être trop courte pour la réunion de lancement d’un projet de deux ans avec cent personnes dans l’assistance. Tout est affaire de dosage !