Devriez-vous utiliser une checklist ?

Reflets business, le magazine des alumni ESSEC, reprend dans son numéro 143 de juin-juillet 2022 la profession de foi des éditions Curatus autour de l’importance et de l’utilisation des checklists.

A lire ci-dessous ou à télécharger au format pdf accompagnée d’un bonus : la checklist en 10 points autour de la question : “devriez-vous écrire une checklist ?”.

La boucle est bouclée et le serpent se mort la queue !

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Devriez-vous utiliser des checklists ?

« Errare humanum est, perseverare diabolicum. »
Proverbe de l’Antiquité

Les professions pour lesquelles l’erreur coûte cher utilisent des checklists. Les pilotes d’avion passent leur appareil au travers d’une « liste de points à vérifier » avant le décollage. S’envoler avec un réservoir vide, un moteur qui fonctionne mal ou un train d’atterrissage qui ne s’ouvre pas est trop grave pour prendre le risque.

Les chirurgiens aussi utilisent des checklists pour vérifier qu’ils n’ont rien laissé à l’intérieur du corps. Ils énumèrent pendant l’intervention le matériel utilisé. Et ils vérifient à la fin qu’ils ont tout récupéré. De même que dans l’aviation, l’erreur médicale est trop grave pour que l’on se permette de prendre le moindre risque.

Pourtant, la plupart d’entre nous utilisons peu de checklists. Qui irait passer sa voiture au crible d’une grille de vérification avant de la démarrer ? Qui compterait au bureau les stylos qu’il a utilisés pour s’assurer qu’il n’en a oublié aucun sur la table ? Ce serait chronophage et probablement vaguement ridicule.

Est-ce de l’arrogance ou de la négligence ? C’est surtout que l’erreur coûte peu cher. Une mauvaise réunion de travail ne tue pas comme un crash aérien. Une coquille sur un document ne détruit pas une réputation comme une erreur médicale. Le monde du bureau ressemble au tennis : une faute coûte le point, mais le jeu n’est pas perdu.

Quand donc utiliser une checklist ? Voici quatre raisons :

Pour éviter une erreur quand les enjeux sont importants. Certaines réunions sont plus importantes que d’autres. Certains documents peuvent faire ou défaire une carrière. Quand le point est décisif, une checklist devient utile.
Pour apprendre vite une nouvelle discipline. Les checklists sont fondées sur une méthodologie robuste. Les suivre et les étudier permet d’accélérer l’apprentissage. Quand on connait mal le sujet, une checklist aide à compenser.
Pour définir ses priorités de formation. Leschecklists donnent une vue exhaustive du sujet et permettent d’identifier ce que l’on ne sait pas. Quand on veut réfléchir à ses prochaines étapes, une checklist est une boussole efficace.
Pour donner un avis structuré sur quelque chose. Les checklists permettent de poser les bonnes questions pour apporter un regard critique organisé sur le travail de quelqu’un d’autre. Quand on est dans un rôle de coach, cela aide.

Bien sûr, nous pouvons compter sur l’expérience plutôt que sur une checklist. Après vingt ans de pratique, on finit par « avoir l’habitude », « avoir une intuition », « reconnaître des schémas » ou « repérer les pièges à l’avance ». Ces expressions indiquent que nous avons intégré la checklist : elle est devenue une évidence.

Mais que faire si nous n’avons pas le temps d’attendre toutes ces années ? Comment accélérer la courbe d’expérience ? Peut-on court-circuiter ce long apprentissage par tâtonnement ? Peut-on éviter de suivre des centaines d’heures de formation ou d’apprendre par cœur un ouvrage de référence de mille pages ?

C’est justement l’objectif des checklists : nous faire gagner vingt ans d’expérience en vingt minutes. C’est ambitieux, mais pas impossible. Chaque checklist permettra de repérer d’éventuelles erreurs, d’apprendre ce que vous ne savez pas, d’identifier d’éventuels besoins de formation et d’aborder le sujet avec méthode.

Où trouver ces checklists ? Si vous pratiquez la navigation de plaisance, vous connaissez certainement l’indispensable Check-list des marins aux éditions Safetics. Un petit livre rouge et « 100% waterproof » à utiliser avant le départ pour éviter les ennuis en mer et, au moment des pépins, pour garder la tête froide, éviter les erreurs et appliquer une méthode éprouvée.

Quid des autres univers professionnels ? Où sont les checklists de chaque profession ? Rares sont ceux qui ont formalisé le savoir collectif de manière synthétique. On trouve des conseils ici et là, mais rarement exhaustifs. On trouve d’excellents ouvrages, mais souvent long à parcourir. L’art de la checklist est en effet difficile.

Pour réaliser une bonne checklist, il faut rassembler des centaines d’années d’expérience cumulée : les expériences du terrain de professionnels du sujet, les enseignements des meilleurs ouvrages de référence, les conseils des meilleurs formateurs… Et ne négliger aucune source.

Ensuite, il faut classer ces expériences : synthétiser les enseignements pour les rendre courts et digestes. Les organiser dans un ordre qui facilite la lecture. Les éprouver auprès de professionnels du sujet avant de les tester auprès d’un public plus large. Les communiquer de manière claire et lisible.

Quand il est réussi, le résultat est une liste dense de dizaines de points pour améliorer encore les pratiques. Certains vous paraîtront évidents. Tant mieux ! D’autres vous surprendront. Peut-être êtes-vous en désaccord ou peut-être n’y aviez-vous jamais pensé. Ce sont probablement les plus intéressants. Quand vous repérez un de ces points, n’hésitez pas à aller plus loin.

Une checklist vous donnera un début de piste. Il y a des mondes immenses à explorer. A vous de décider dans lesquels vous souhaitez plonger. La plupart ouvrent des portes passionnantes vers des univers inconnus qui vous apporteront du renouveau.

Alors, connaissez-vous les checklists de vos domaines d’expertise ? Et si elles n’existent pas, devriez-vous les écrire ?

PS : pour le plaisir, une checklist en 10 points : devriez-vous écrire des checklists ?